Het belang van een goede syndicus
Heel wat eigenaars in een appartementsgebouw zijn niet altijd vertrouwd met de taken en verantwoordelijkheden van een syndicus. Die onwetendheid zorgt soms voor misverstanden en onnodige spanning. Zo gaan sommige eigenaars er automatisch van uit dat de syndicus een overkoepelende klusjesdienst is die alle individuele problemen per appartement moet oplossen. Dit klopt uiteraard niet. Een syndicus is enkel verantwoordelijk voor het algemene beheer en het onderhoud van de gemeenschappelijke delen in het gebouw. Om deze taak tot een goed einde te brengen regelt de syndicus niet alleen de praktische kant van de zaak, maar ook het ondersteunende administratieve en financiële luik.
Als een syndicus zijn verantwoordelijkheden binnen het gestelde mandaat goed zal uitvoeren dan heeft dit ongetwijfeld ook een belangrijke meerwaarde in de potentiële waardevermeerdering van het gebouw. In deze context is het dus essentieel om bij de keuze van een syndicus niet over één nacht ijs te gaan. De vereniging van mede-eigenaars (VME) heeft er immers alle belang bij om te kiezen voor een bekwame en betrouwbare syndicus met kennis van zaken. Wij geven u alvast enkele nuttige tips zodat u een goede beheerder voor het gebouw aan boord kan halen.
EEN SYNDICUS MOET ONAFHANKELIJK ZIJN EN OP REGELMATIGE TIJDSTIPPEN BEOORDEELD KUNNEN WORDEN
Bij een nieuwbouwproject wordt initieel bij aanvang, een syndicus benoemd door de projectontwikkelaar met een mandaat dat komt te vervallen bij de eerste algemene vergadering. Dit geeft de kans aan de mede-eigenaars om tijdens de eerste vergadering het mandaat van de gekozen syndicus te verlengen of toch eventueel een andere syndicus te kiezen. Los hiervan kan elke VME ook een nieuwe beheerder aanstellen wanneer de lopende overeenkomst is afgelopen.
Om de nodige flexibiliteit te garanderen is de looptijd van de overeenkomst fundamenteel. De meeste syndici zullen vanuit hun persoonlijk standpunt een contract voorstellen met een maximumduurtijd van drie jaar. Voor een nieuwbouwproject valt dit te verdedigen maar voor een bestaand gebouw is dit minder gangbaar. Ongeacht de duurtijd is ook de neutraliteit van de syndicus een prominent gegeven. Een syndicus die te nauw verweven is met de projectontwikkelaar of aannemer kan uitmonden in een belangenconflict waarbij de VME concludeert dat de belangen van de projectontwikkelaar meer doorwegen dan deze van de eigenaars. Daarom biedt een overeenkomst van één jaar meer voordelen omdat de VME op die manier jaarlijks de syndicus kan beoordelen op de resultaten en verwezenlijkingen. In de huidige vastgoedmarkt is het aanbod van syndici echter beperkt waardoor dergelijke regeling in de praktijk niet altijd mogelijk is.
EEN PROACTIEVE DUIZENDPOOT DIE COMPLEXE ZAKEN HELDER EN BEGRIJPELIJK KAN COMMUNICEREN
De vaardigheden van een goede syndicus bestaan erin om transparant, open en eerlijk te communiceren met de vereniging van mede-eigenaars. Heel wat eigenaars die aanwezig zijn op de algemene vergadering hekelen soms het chaotische karakter van zo’n bijeenkomst waarbij soms thema’s worden besproken die niet voor iedereen duidelijk en verstaanbaar zijn. Veelal gebruikt de syndicus juridische en administratieve terminologie waarmee niet iedereen is vertrouwd. Een goede syndicus moet dus in eerste instantie een brug kunnen slaan door complexe zaken helder en begrijpelijk uit te leggen. Daarnaast is het cruciaal dat een syndicus organisatorisch sterk is, zodat vergaderingen gestructureerd en efficiënt verlopen. Dit houdt in dat de syndicus niet alleen zorgt voor een duidelijke agenda en tijdsplanning, maar ook dat hij of zij in staat is om de discussie te leiden en te zorgen dat iedereen aan bod kan komen. Bovendien moet een syndicus proactief zijn in het signaleren en aanpakken van problemen binnen het gebouw. Dit betekent dat deze als goede huisvader, regelmatig inspecties moet uitvoeren en snel en efficiënt moet reageren op meldingen van gebreken. Verder is het belangrijk dat de syndicus een goede kennis heeft van de wet- en regelgeving, zodat deze de VME correct kan adviseren en alle wettelijke verplichtingen nauwgezet kan naleven.
TIPS VOOR HET KIEZEN VAN EEN GOEDE SYNDICUS
Besteed voorafgaand voldoende aandacht aan referenties en informeer naar ervaringen van andere VME’s. Positieve verhalen zijn een teken van verantwoordelijkheid, betrouwbaarheid en efficiëntie. Controleer of de syndicus over de juiste kennis en praktische ervaring beschikt met betrekking tot de juridische en administratieve wetgeving, alsook technische expertise in het onderhoud van gebouwen. Beoordeel de kandidaat-syndicus op zijn communicatievaardigheden waarbij deze snel en duidelijk reageert op vragen. Kijk na of de syndicus eventueel een digitaal platform heeft waar mede-eigenaars documenten kunnen inladen en bekijken. Zo’n digitaal platform kan voor heel wat tijdswinst zorgen en verhoogt de transparantie.